不管是与领导、同事还是客户之间,都避免不了发邮件。越重要的内容,越是需要通过邮件的形式进行沟通。发邮件不仅可以看出一个人是否职业,也非常影响关系的处理,甚至会影响到能否得到晋升机会。那如何写好一封邮件呢?今天我们就来好好说说。
要给领导发一封邮件,总担心表达欠妥,写了又改,改了又写,反反复复半个小时过去了邮件还没发出去......很不效率。
这些错误我都犯过。为了让大家少犯错误,能使用好邮件,这里总结了一些使用邮件时需要注意的要点,还有千万不要做的事情。
2.标题简单直接,并要注意主题的细节。如果需要给大家发周会纪要,标题写成“周会纪要”不如写成“周会纪要-20180620”,这样日后去搜索的时候,很快就能找到,方便沟通也节省时间。
3.如果特别重要、紧急,标题可以加上【重要】、【紧急】甚至【今天内回复】这样的标签。收件人很可能每天收到几十封邮件,这样的方式让对方先看你的邮件,以免未及时处理,耽误项目进展。
4.邮件的开头要称呼对方。相比“Hi”和“Dear”,不如直呼对方的名字,但注意一定不要把别人的名字写错!每个人都很在意自己的名字,写对方的名字是礼貌和尊重,也会让对方有更多好感。
5.邮件一开始就要说明来意。邮件的结构可以为:表明主题—>
内容阐述—>
小结。语言尽量简洁,所有信息围绕主题,不相关的内容删掉。
6.别忘了添加附件。很多人发邮件会忘了添加附件。有个好办法就是:先添加附件,然后写正文、主题、收件人等。这样可以避免忘记发附件的尴尬。
可能有人会问,为什么正文在前,主题在后,收件人在最后呢?因为在写邮件的时候可能并不知道如何准确地表达主题;而把正文写完之后,主题自然就更明确了。收件人放在最后写是因为怕邮件写到一半,不小心误发了出去,也是尴尬。
7.在多人讨论的邮件中,如果添加了或删掉了某个收件人,在邮件一开始要注明。比如在邮件一开头注明「+张丽」,或者「-王浩」,这样所有收件人知道哪些人加入了讨论,哪些人离开了讨论。
1.沟通的第一原则:能当面沟通的不要通过电话,能电话沟通的不要通过文字。如果当面沟通或电话沟通更合适的内容,就不要写电子邮件。否则就是浪费双方的时间。
3.不要通过邮件讨论复杂议题或有重大分歧的话题,尤其涉及多个人的时候。这种情况更适合约一个工作会议讨论解决。邮件比较适合阐述“事实性”的内容,比如会议纪要、合作备忘、周报等内容,尤其适合在一些口头讨论形成共识和决议的场景,把“双方共同认可”的内容用以备忘,方便参与方日后查找。
4.发送(TO)给需要知悉且希望对方回复的人(收件人),抄送(CC)给需要知悉但不需要回复的人,不使用密送(BCC)。因为有打告的意味,给人印象不好。 同时,注意不要打扰与主题无关的人。
5. 谨慎使用自动回复功能。如果休假或外出,请务必设置成对同一收件人发送一次,以免对收件人造成。在设置的时候,嫁你多测试几遍。
6.不要在情绪激动或者的时候发邮件。发出去的邮件如泼出去的水。邮件里把对方臭骂一顿或许很爽,但是发完之后一定会后悔。如果要情绪,可以写在日记里,却不要写在邮件里。
7.重要的邮件写完之后最好再检查一遍,以免有不合适的表达。重要的邮件,如果不是特别紧急,也可以在写完之后,接杯水或者和同事聊几句,过一会儿再看看自己之前写的有没不合适的地方。还有个不错的办法是:找个同事帮忙看看的邮件中有没有不合适的地方。
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