党政机关公文是党政机关在处理党政事务过程中形成的、具有效力和规范体式的公务文书,是传达贯彻党和国家的方针政策、进行依法行政和公务活动的重要工具。在党政机关公文写作中,由于写作目的、写作内容、文种使用的不同,其结束语也应有所区别。下面谈谈常用党政机关公文结束语的写作。
批转、转发性通知只要在正文说明批转或转发的文件名称和发文机关的意见等基本事项就可以了,一般不需要再写结语;如果要进一步阐明发文机关的具体指导意见和要求则以请按通知要求办理请认真贯彻执行请研究贯彻等为结束语。
一般事务性通知主要用于告知某一事项或传达某一信息或通知有关单位或人员参加一些重要会议。如需要强调时最常用的结语是特此通知以上通知,望遵照执行;结尾处还可以再次明确通知主题或作必要的说明,如……的具体办法另行通知;有的事务性通知在正文事项写完就可结束。
表彰性通报主要用于表扬先进人物、推介先进经验。表彰性通报要表明行文机关对通报表彰对象的态度,提出表彰决定,发出号召或提出要求,常用……决定给予 ……通报表扬,并号召向……学习,要求……等结尾。
性通报用来单位或个人影响较大、典型性较强的错误或问题。结尾处要提出,引申出应当吸取的经验和教训,加强整改,以防类似事件再次发生或有的放矢地提出希望和要求,如望有关部门引以为戒,防止……;也可用特此通报作结。
无论是知照性公告还是祈使性公告,都具有发布的内容重要,时限比较紧急,发布机关级别高的要求(如,国务院、各省市人民及等,级别不够的单位只有获得授权后才能发布公告),所以在公告的正文之后,一般都用现予公告特此公告作为结束语,除了以此表示发布的是重要重大事项外,祈使性公告还有要求遵守有关的意思。
工作报告主要汇报一个单位、一个地区、一个系统的全部工作情况或某一方面的工作情况,常用用特此报告以告,请审阅以告如有不妥,请作结。
情况报告即向上级机关反映情况的报告,一般用来汇报本地区、本单位发生的重大性、特殊性、突发性事件,在一定范围内带有倾向性的情况等,可用以告妥否,请特此报告有何,请电告作结。
意见、性报告提出,要求上级机关批转给下级机关的工作报告,常以以告,如无不妥,请批转各部门执行请予批转如无不妥,请批转等请求式用语作结。
报送报告是下级机关向上级机关报送物件或有关材料的报告。结尾用请审阅请审阅批准请查收。有时报告结尾也可以省略习语。
请示适用于向上级机关请求、批准。下级机关在遇到超出自己范围、超出自己能力范围、超出自己认识范围的事项时,都要及时向上级部门请示,以求获得批准、帮助。下级机关提出请示是为了使请求事项得到答复,因此在正文之后,要以期复请求语来结尾,这是请示必不可少的内容。
请求批准的请示,如项目、方案、规划、审批指标、费用、物品等是下级机关办理公务时在物质上、权限上感到不足无理时,请求上级给予人、财、物方面的帮助。结尾用特此请示,请批复。
意见的使用范围比较广泛,可用于上行文、平行文和下行文。作为上行文,主要是对某一主要问题或某一方面的工作提出、看法,呈报上级批准或批转执行;作为下行文主要是对工作作出部署安排,阐明指导方针,提出具体意见;作为平行文,主要是向平行机关和不相隶属机关提出咨询,阐明主张或征求意见,提供给对方作为参考。因此,意见的种类不同,则需要根据不同的内容选用适当的结束语。
处置性决定,就是处理、布置并告知具体事项的决定,其内容如表彰先进、处理问题、设置机构、安排人事等。有些表彰先进的决定要在正文的末尾发出号召,提出希望;处理问题的决定则以指出教训作结,起到警戒作用。
商洽函在提出问题或就某一问题提出协商解决办法后,常用请研究函复以上意见,请予函复请函复作结,以期待得到对方的答复或帮助。
由此看来,党政机关公文的写作比一般的应用文更加严谨、规范,其语言表达更加庄重、洗练,在公文的专用词语中,就有一类是结尾用语。在党政机关公文写作实践中,大多数的结语与发文机关的行文目的、行文要求有密切关系,它表明了发文机关的意愿,如上行文的结语往往是向上级机关表达请求批准,下行文的结语要求下级机关办理执行,平行文结语更多带有商榷的意思。特别是请示这样的呈报性上行文,结语是正文不可或缺的重要内容。因此,了解常用党政机关公文结语的写作要求,是写好党政机关公文的基础。