凡是文件的收发、分送、传递、用印和归档都必须由机关的公文处理部门或者文书工作人员(专职的或者兼职的)统一负责掌握，而其他工作人员，不得擅自收文、取走、拆封，或者擅自盖印和发出文件。机关领导、业务部门或者承办人，在公文办理完毕之后，还必须集中整理归档，任何个人不得擅自留存文件或者角毁文件。
一份公文的文种要与该份公文的主送机关相互呼应。主送机关是直属上级领导机关的，其行文可使用“请示”、“报告”等上行文文种;主送机关是直属下级机关的，其行文可使用“通知”、“通报”、“命令”、“”、“决定”、“批复”等下行文公文文种;主送机关是同级机关或不相隶属、不同级别的机关，一般只用平行文“函”的公文文种。如果公文文种与主送机关搭配不当，也会出现行文关系上的混乱。
(1)抄送要限于同文件内容有关、需要对方知晓或协助办理的机关，既不能滥报溢送，也不能漏报漏送。
(3)向下级机关的刘彻最爱的女人重要行文，可以抄送直接的上级机关;翻印或原文转发上级机关的文件，不要再上级机关。
(4)在一般情况下，下级机关不得越级行文请示、报告，也不得越级抄送文件。因特殊情况必须越级行文者，应当抄送被越过的上级机关。
(5)受双重领导的单位的请示、报告，应根据文件的内容确定主送机关和抄送机关。上级机关向受双重领导的单位行文，应视文件内容抄送受文单位的另一个上级机关。
公文的是指单份或份数很少的文件以及一些非承办性文件，需要经机关各位领导人和许多部门阅知时，由文书人员组织在他们中间传递和阅读。
(3)在过程中或完毕后，文书人员要及时对文件进行检查，发现有领导批示时，要按批示意见进行处理